سیستم‌های اطلاعاتی مدیری

شکل (4-1). نتیجه مدل آزمایش شده پژوهش 111

فصل اول
کلیات پژوهش

1- 1 مقدمه
در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم وگرنه بهای سنگینی بابت عدم تغییر پرداخت خواهیم کرد. سازمان ها را در عصر جدید از بکارگیری سیستمهای کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گریزی نیست و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند. تصمیم گیری یعنی آنچه که مدیران در سطوح مختلف سازمان انجام می دهند و همواره در فضای آن حرکت می نمایند، تصمیم گیری را می توان جمع آوری و پردازش اطلاعات در نظر گرفت (صرافی زاده، 1383). روند مستمر و رو به رشد و تحول در شئون مختلف حیات اجتماعی بشر و پیشرفتهای شگرف و عمیق علوم و فنون گوناگون، موجبات تحول ساختارهای سازمانی را از اشکال سنتی به سوی ساختارهای پیچیده تر و تخصصی فراهم آورده است. امروزه به منظور اداره صحیح سازمان و اتخاذ تصمیمات منطقی و درست توسط مدیران، ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت امری اجتناب ناپذیر است (صداقت و همکاران، 1388). داشتن اطلاعات دقیق ، مرتبط و به هنگام و سریع باعث بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرار دادن متغیرهای محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیرهای آن شناسائی و تدبیر مناسب در برخورد با آنها اتخاذ نمایند. این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد (کستلز، 1386).
سیستم اطلاعات مدیریت تاثیر بسزایی در صحت، دقت، اقتصادی بودن و بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران دارد و ما را بر آن داشته تا در این تحقیق به بررسی میزان آگاهی و استفاده مدیران از سیستم های اطلاعات مدیریت در فرآیند تصمیم گیری در سازمان های دولتی استان ایلام بپردازیم. در این فصل بیان مساله پژوهش، اهمیت و ضرورت پژوهش، اهداف و فرضیه های پژوهش، تعاریف نظری و عملیاتی متغیرها مورد بررسی قرار می گیرند.
2-1 بیان مساله
یک از نام های دوره کنونی زندگی بشر، عصر اطلاعات و ارتباطات است. علت این نام گذاری در واقع به خاطر توجه بسیار زیاد و فعالیت های گسترده ای است که در این دوران در زمینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و می گیرد. در عصر حاضر، مدیران نیاز پیدا کرده اند که اطلاعات مربوط به اموری را که با آن سر و کار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه، که در همه فعالیت های عصر ما بدون استثناء دیده می شود، آن را مبادله کنند (طالقانی، 1382). فقر و ضعف اطلاعات موجب می شود که نظام مدیریت نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند قوت و ضعف و وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد. در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بکند و نه قادر است فعالیت های مناسبی را برای نظام مدیریت طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهند شد. از این رو می توان یکی از عمده ترین دلایل عدم کارایی و عدم موفقیت نظام مدیریت در ایران را تصمیم گیری ضعیف یا غلط و بی موقع مدیریت به علت وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست و این موضوع می تواند به دلیل اهمیت کافی قائل نشدن برای اطلاعات مناسب و دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام و کامل باشد. هدفگذاری به طور کلی براساس شناخت صحیح و دقیق وضعیت موجود و تجسم منطقی و معقول از چشم اندازهای آینده سازمان می تواند محقق شود. بنابراین چنانچه مدیران از این تحول غفلت کرده و طرح بلند مدت خود را مبتنی بر تجهیزات ناسازگار با این فناوری جدید تعریف کنند، دچار مشکلات جبران ناپذیری خواهند شد (بدرقه، 1389).
همچنین عدم توجه دقیق و علمی مدیران استان به عوامل مهم برنامه ریزی چون نیازسنجی، تأمین نیروی متخصص، تقسیم کار، زمان بندی، تجهیزات موردنیاز و استانداردها، سبب شکست پروژه اطلاعاتی می شود. اغلب مدیران سازمانهای دولتی با انبوهی از داده ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که برای آنها در تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازما ن دهی و کنترل و هدایت صحیح و مطلوب ، تأثیر چندانی ندارد. مجموعه این عوامل وابسته به هم، موجب می شوند که سازمان ها همواره از بحران اطلاعاتی بوجود آمده در عذاب باشند و این در حالی است که خود نیز متوجه این فقدان و مشکل نیستند. نظام مدیریت اطلاعات، سیستم سازمان یافته و ابزار مناسبی است که اطلاعات صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیم گیرندگان سازمان ارائه داده و امکان تصمیم گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم می سازد. هدف نهایی از ایجاد این سیستم گردآوری، پالایش، تجزیه و تحلیل، پردازش، فشرده و تخلیص کردن، ذخیره کردن و سرانجام انتقال تمامی اطلاعاتی گذشته و حال سازمان ها و پدیده های مرتبط با آنها، در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با امکان دسترسی سریع برای مدیران آنها است (منبع قبلی).
از نظر تاریخی، سیر تحولات سیستم های اطلاعاتی و رویکردهای مرتبط با آنها را می توان به چند دوره تقسیم کرد. دوره ی اول به دوران کلاسیک و یا سنتی که هنوز کامپیوتر اختراع نشده بود و سیستم های اطلاعاتی همگی مبتنی بر کاغذ و تبادل دستی پرونده ها بودند، مربوط می شود. رویکرد حاکم در این دوره، بوروکراسی اداری بود. دور
ه ی دوم که با ابداع کامپیوترها در اواخر نیمه ی اول قرن بیستم شروع شد، آغاز طراحی و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی اتوماتیک محسوب می شود. با ساخت و رواج کامپیوترهای بزرگ در سازمان ها، بسیاری از کارها و محاسبات به صورت خودکار انجام می شد، ولی از آنجایی که این کامپیوترها در دسترس همه نبودند، از این رو سیستم های اطلاعاتی اغلب با رویکرد متمرکز طراحی و ایجاد می شدند. دوره ی سوم با توسعه و رسوخ گسترده ی کامپیوترهای شخصی در سال های 1980 در تمامی ابعاد زندگی، سیستم های اطلاعاتی گرایش محسوسی به سمت عدم تمرکز از نوع اتمیزه پیدا کردند که نوع خاصی از مدل استقرار و معماری جزیره ای و یا به عبارتی تکه تکه شده با اجزای پراکنده محسوب می شود. دوره ی چهارم با رشد و توسعه ی شبکه های کامپیوتری و به ویژه اینترنت در دهه ی 1990 امکان یکپارچه سازی و پیوند میلیون ها کامپیوتر و سیستم اطلاعاتی در سراسر جهان فراهم شد (محمودی، 1386).
این پژوهش به دنبال آن است که تعیین نماید مدیران دستگاههای دولتی استان ایلام تا چه اندازه از سیستم اطلاعات مدیریت آگاهی دارند و از آن به چه میزان در فرآیند تصمیم گیری استفاده می نمایند؟ و آیا از این نظر بین گروههای مختلف مدیران تفاوت وجود دارد یا خیر ؟ و در نهایت سعی در شناسایی برخی عوامل موثر بر کاربرد MIS می شود.
3-1 اهمیت و ضرورت پژوهش
می توان نقش سیستم های مدیریت اطلاعات را به سان کار قلب در بدن انسان دانست. اطلاعات، خون و سیستم اطلاعاتی قلب است. قلب وظیفه رساندن خون تمیز به تمام اجزای بدن انسان را از جمله مغز بر عهده دارد. در زمان ضرورت، قلب سریعتر کار می کند، آن را پردازش می کند و خون کافی به مقصد می رسد و نیازهای کلی و جزئی بدن آدمی را برآورده می سازد (رنجی جیفرودی، 1388). MIS نیز دقیقاً این نقش را برای سازمان بازی می کند. این سیستم تضمین می کند که داده های مناسب از منابع مختلف جمع آوری و پردازش شوند و به تمام مقاصدی که به آن داده ها نیاز است ارسال گردند. با توجه به این که سیستم های اطلاعاتی رایج در سازمان های کشور های توسعه یافته، به طور مناسبی در خدمت مدیران این گونه سازمان ها قرار دارند، و از طرفی در عمل ملاحظه می شود علیرغم قابلیت های مناسبی که در این ابزارهای خوب به نحو شایسته ای از آنها استفاده نمی شود، لذا هدف از این پژوهش تعیین میزان بکارگیری سیستم های اطلاعاتی مدیریتی در سازمانهای دولتی استان ایلام و شناسایی برخی عوامل موثر بر آن است. متأسفانه در گذشته از این سیستم در عمل کمتر در سازمان های دولتی استفاده گردیده و اخیراً نیز که توجه برخی از سازمان ها به بکارگیری از این سیستم ها معطوف شده، در عمل با موانعی موجه گردیده اند که آنها را دچار سرخوردگی، سردرگمی و بعضاً مشکلات بیشتری نسبت به گذشته نموده است. علیرغم همه این موارد نیز متأسفانه بررسی و پژوهش جامعی در این مورد به عمل نیامده است. سازمانهای دولتی ایران و به تبع آن استان ایلام از پایین بودن بهره وری رنج می برند و بسیاری از مسئولین تلاش هایی جهت یافتن راه کارهای مناسب برای رفع این مشکل داشته اند. به نظر می رسد بهره گیری مناسب از سیستم های اطلاعات مدیریتی به منظور بهبود مدیریت مدیران و افزایش بهره وری آنان، می تواند یکی از این راه کارها باشد. اما به دلیل ویژگی های خاصی که برای این سازمان ها حاکم می باشد، به ویژه مسائل و مشکلاتی که از بعد فرهنگی و اجتماعی، در این سازمان ها و به خصوص نیروی انسانی شاغل در آنها (اعم از مدیران و کارکنان) وجود دارد، کاربرد این ابزار به سادگی امکان پذیر نیست و در عمل نیز مشاهده گردیده که کمتر سازمان دولتی بوده است که توانسته باشد از این سیستم ها به نحو کارآمدی استفاده نموده باشد. لذا در صورتی که بتوان با انجام تحقیقاتی، راه کارهایی برای استفاده اثربخش از این سیستم ها ارائه نمود، قطعاً گام مفیدی در حل معضلات سازمان های دولتی برداشته شده است و بدین لحاظ این پژوهش می تواند از اهمیت مناسبی برخوردار باشد، به ویژه آن که تا کنون پژوهش جامعی در کشور، در این خصوص به عمل نیامده است.
خلاصه آن که اگر یک نمونه مناسب نظری که موارد زیر را در آن مورد توجه قرار داد ارائه شود، گامی مؤثر در راستای بهبود پژوهشهای نظری و کاربردی مدیریت در ایران برداشته شده است.
1- انجام یک پژوهش نظری و کاربردی در سازمانهای دولتی
2- اصلاح روش اداره سازمانهای دولتی در ایران واعمال مدیریت موفق و موثر بر آنها، از طریق بکارگیری مناسب سیستم های اطلاعات مدیریت .
3- بررسی عوامل تأثیرگذار بر طراحی، استقرار و بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریتی در سازمان
4-1 اهداف پژوهش
تعیین میزان آشنایی و استفاده مدیران دستگاههای اجرایی استان ایلام از سیستمهای اطلاعات مدیریت در فرآیند تصمیم گیری
اهداف فرعی
1- تعیین میزان آشنایی مدیران با سیستمهای اطلاعات مدیریت
2- تعیین میزان استفاده و کاربرد مدیران از سیستمهای اطلاعات مدیریت در فرآیند تصمیم گیری
3- تعیین میزان رابطه بین ویژگیهای فردی مدیران و میزان آشنایی آنها با سیستمهای اطلاعات مدیریت
4- تعیین میزان رابطه بین ویژگیهای فردی مدیران و میزان استفاده آنها از سیستمهای اطلاعات مدیریت در فرآیند تصمیم گیری